Re-pensando cómo administramos el tiempo

images-2En la vida y los negocios, tener más tiempo disponible es un prospecto atractivo para cualquiera. Entre las reuniones y decenas de tareas en el trabajo, y pequeñas cosas de la casa como hacer las compras en el supermercado, lavar la ropa y cambiar el aceite del carro, el día parece no ser suficientemente largo. El manejo del tiempo, aunque claros de la importancia que tiene en nuestras vidas, es algo sobre lo cual rara vez nos preguntamos.

Para empezar pensemos en qué es lo que hacmeos durante el día. Hay dos tipos de tareas: aquellas que surgen de manera imprevista (se estalló una llanta del carro, nos cambiaron una reunión de un día para otro, un amigo en apuros nos necesita) y aquellas otras que son más o menos predecibles en tanto de alguna forma las podemos ordenar (cuándo vamos a hacer las compras, cómo organizamos la limpieza, en qué momento del día contestamos correos). Este segundo tipo de tareas son aquellas sobre las que podemos actuar de forma más consistente y marcar la diferencia en nuestro manejo del tiempo. Estas tareas son las que podemos sistematizar, o dicho de otra forma, buscar la mejor forma de hacerlo ordenando los pasos necesarios de formas relativamente estándar.

Como constantemente trabajo con empreasarios y emprendedores, es aquí donde más fácilmente encuentro ejemplos para ilustrar el punto. Cuando hablo a empresarios de establecer “sistemas” en sus negocios normalmente piensan en un programa de computadora y me contestan: “ah sí, ya tenemos uno de esos para facturar”. A pesar que un sistema de facturación ES  efectivamente un sistema, con el término me refiero a algo mucho más amplio: se trata de la capacidad de ordenar el trabajo (o tareas) de forma que siempre se ejecuten igual y que por tanto sean predecibles, tanto para el que las realiza como para el cliente.

En la práctica de pequeñas y medianos negocios, esto tiene muchas aplicaciones, desde decidir cúando y cuánto ordenar para mantener el inventario, hasta decidir cómo se quiere atender a los clientes. Sistematizar la experiencia del cliente por ejemplo, sería lo que vemos en algunas franquicias como Starbucks: Siempre te preguntan tu nombre, siempre te ofrecen el café de temporada, siempre la bebida sabe igual. La palabra mágica es “siempre”, porque lo que procura la compañía es crear la misma experiencia en cada local, en cada visita. Cada colaborador es amable a su manera, pero en esencia se comporta de una manera consistente, de forma que el cliente se tiende a asociar esa experiencia de servicio con la marca en general. En el otro extremo y en la misma industria, podemos pensar en restaurantes (algunos grandes y costosos) donde la experiencia depende del mesero que nos toque y de su iniciativa o encanto personal. Sin un sistema, los dueños de negocio dependen de su propia iniciativa y supervisión directa para que las cosas sucedan con los estándares de calidad que desean brindar. Es por esto que muchos de ellos se quejan de que “tienen que estar presentes todo el día, o nada sale bien”.

 ¿Qué tiene que ver todo esto con nuestro manejo del tiempo? Mucho. Resulta que cuando al igual que el dueño de negocio tiene que ordenar las tareas de llamar a proveedores, pagar cuentas, ordenar mercadería, atender clientes, llevar la contabilidad y muchas otras más, nosotros, en nuestro día a día, tenemos que ordenar igual cantidad de tareas (aunque diferentes). ¿Cómo podríamos aplicar los principios de sistematización de las franquicias al pequeño caos de nuestra vida cotidiana? Pensemos en cómo compramos la leche y los huevos.

Conozco muchas familias, mis papás incluidos, que casi todos los días van a comprar al supermercado lo que  necesitan para preparar el almuerzo. Quizá la prevalencia de esta costumbre es lo que ha hecho que en Costa Rica las pulperías se resistan a desaparecer, e incluso que estén siendo imitadas por pequeños auto-mercaditos. Sin embargo si se toma en cuenta el tiempo requerido para ir y venir del supermercado, la gasolina, la diferencia de precio y el hecho de que por el hábito, mucho de lo que ya habían comprado no se gasta, resulta evidente que esta forma de resolver la tarea es terriblemente ineficiente. De hecho, en un cálculo rápido obtuve que sólo en el proceso de abastecer la alacena, mis papás invierten cerca de 8 horas semanales y  pagan un sobreprecio de alrededor del 30%. En términos estrictamente económicos (porque vamos a respetar otros argumentos como el de mi mamá quien asegura que ir al supermercado le entretiene), si estuvieramos interesados en ahorrar dinero y tiempo, tendríamos que re-pensar el proceso.

Sistematizar el proceso de abastecer nuestra alacena podría lucir algo así: Definimos que vamos a ir sólamente 2 veces al mes al supermercado. Como no podemos subsanar olvidos, tendríamos que asegurarnos de comprar todo lo que necesitaremos, lo que probablmente implique tener una especie de lista de compras. Con la práctica iríamos haciéndonos cada vez mejores en predecir la cantidad requerida, y desde el lado de la preparación, tendríamos que ajustarnos a los ingredientes disponibles. Como sólo iríamos dos veces al mes, podríamos tratar de aprovechar menores precios comprando cantidades un poco mayores. El resultado neto sería una inversión de cerca de 3 horas al mes y probablemente un ahorro en el monto total gastado.

Pero sistematizar o mejorar procesos en nuestra vida también aplica a cosas pequeñas, casi irrelevantes, como evitar perder las llaves. Si usted es de las personas que constantemente está dudando de dónde dejó el celular, el tiquete del parqueo o el control remoto, la razón es que no ha sistematizado ese aspecto de su vida. Y esto es tan sencillo como decidir poner las llaves siempre en el mismo lugar, usar siempre el mismo bolsillo para poner el tiquete del parqueo, y dejar siempre el control remoto sobre el brazo izquierdo del sillón. Esta pequeñísima decisión le puede ahorrar tiempo, sustos y frustración. Pero más importante, si siempre hace lo mismo alrededor de estas cotidianidades, significa que no va a tener que pensar al respecto, y este es el objetivo principal de sistematizar, en la vida y en los negocios.

Cuando algo se vuelve predecible, ya no tengo que prestar atención; se vuelve en alguna medida, automático. Siempre sé donde encontrar las llaves, el control remoto, el tiquete del parqueo, el celular; pero también siempre sé que mis clientes serán atendidos de la misma manera, los proveedores llegarán el mismo día, las cuentas serán pagadas la misma fecha. Traer este nivel de predictibilidad al día a día libera recursos mentales para, citando a Henry Ford, “cosas más importantes como pensar”. Si por el contrario, estamos todo el día pendiente de pequeñas cosas y tenemos que tomar decisiones caso por caso alrededor de ellas, probablemente lucimos muy ocupados, pero estamos usando nuestro tiempo, energía y recursos en cosas que quizá no son las que más nos acercan a nuestros objetivos.

Dado que nuestro tiempo es lo más valioso que tenemos, vale la pena preguntarse cómo lo invertimos. No se trata de optimizar cada proceso o sistematizar cada tarea de nuestra vida en búsqueda de eficiencias como si fuéramos una fábrica. Hay cosas que hacemos y disfrutamos aunque no sean óptimas desde el punto de vista económico, y deberíamos seguir haciéndolas. Pero en general, tenemos una oportunidad de recuperar algunas horas si pensamos en el tiempo como un recurso que podemos  administrar de forma más intencional. Si a usted le entretiene ir al supermercado todos los días, adelante! Pero si quiere tener algo más de tiempo para su proyecto personal, para sus hijos o para hacer deporte, quizá un poco de sistematización podría permitirle hacerlo.

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